Guia completo de Ótica

Para que serve o módulo Ótica

Ótica é a loja de óculos dentro do CRM. O item (armação, lente, óculos de sol, lente de contato, acessório) continua sendo o mesmo cadastro usado pelo PDV, pela vitrine, por propostas e pelo Atendente de IA — o módulo acrescenta o que uma ótica precisa para operar: receitas dos clientes, ordens de serviço do laboratório, grade de cor e tamanho com estoque por variação, compras, leitura das vendas do PDV, clientes e indicadores.

Acesso e papéis

Abra Apps › Ótica. Administradores do CRM têm acesso total; os demais usuários entram como vendedor, salvo papel diferente definido em Configurações › Acessos da equipe.

Para esconder o card de alguém, desmarque Ótica em Configurações › Usuários › Permissões.

Configurar a ótica

No primeiro acesso o módulo pede os dados da ótica (nome, CNPJ, telefone, endereço, logo e cor) e a grade padrão. Depois, em Configurações:

• Validade padrão da receita (meses) e lembrete de exame (dias antes de vencer).
• Prazo padrão do laboratório (dias), usado como prazo de entrega da OS quando você não informa outro.
• Grade padrão de tamanhos e cores, estoque mínimo dos itens novos e comissão do vendedor (%) quando não há regra em Comissões do CRM.
• Conexão de WhatsApp da ótica para avisos.
• Módulo: ligar ou desligar (desligado, Produtos e Serviços e o app Ótica antigo voltam; nada é apagado).

Armações e lentes

A tela mostra os cards com foto, preço e promoção, estoque, grade e alertas (sem foto, sem preço, estoque baixo, sem grade). Filtre por situação, tipo, gênero, coleção, marca, categoria, cor, tamanho e fornecedor; selecione vários itens para ações em lote (ativar, desativar, vitrine, coleção, promoção, categoria, estoque mínimo).

1. Clique em Novo item, informe tipo (armação de grau, óculos de sol, lente, lente de contato…), gênero, marca, modelo, cor e material.
2. Para armações: formato do aro, tamanho do aro, ponte e haste. Para lentes: tipo, tratamento, índice de refração, faixa de grau e garantia.
3. Preencha preço, custo, código, fornecedor e fotos; salve e, na ficha, use Gerar grade (cores × tamanhos de aro).

Importação por CSV continua disponível (coluna nome obrigatória), e a exportação também.

Grade e estoque

Na ficha do item, a aba Grade e estoque lista cada variação com código, preço próprio, saldo e situação. Movimente por variação (entrada, saída ou ajuste, sempre com motivo); o saldo do item é a soma das variações ativas. A seção Grade e estoque do menu mostra os itens com estoque baixo ou grade zerada, com vendas dos últimos 30 dias para priorizar a reposição, e todas as movimentações com filtros.

Receitas

Registre a receita do cliente (contato do CRM) com os graus por olho — esférico, cilíndrico, eixo, DNP, adição e altura —, DP, tipo (longe, perto, multifocal, bifocal, lente de contato), médico e CRM, validade e o link do arquivo. A validade padrão vem de Configurações. O painel Lembrete de exame lista clientes com receita vencendo ou vencida, com atalho para o WhatsApp e para uma nova receita.

Ordens de serviço

A OS é o óculos do cliente: escolha o cliente e a receita, a armação (do estoque, com a variação de cor/tamanho, ou a do próprio cliente), as lentes e os tratamentos, o laboratório e o prazo. Informe os valores (armação, lentes, extras, desconto) e, se houver, o sinal recebido; o saldo fica como pagamento pendente para a entrega.

• Andamento: aberta → enviada ao laboratório → pronta para retirada → entregue. Prazos vencidos aparecem como atrasados e por laboratório.
• Entregar exige o saldo quitado (ou confirmação com pendência) e dá baixa de 1 unidade da armação no estoque.
• Sinais e pagamentos entram no Caixa (origem Ótica). Cancelar a OS cancela os pagamentos pendentes.
• O botão Avisar no WhatsApp monta a mensagem de “óculos prontos” para o cliente.

Compras e laboratórios

Cadastre fornecedores e laboratórios (tipo fornecedor, laboratório ou ambos; contato, prazo, condições). Crie a compra com itens (item e variação, quantidade e custo), frete e desconto; ao chegar, clique em Receber: cada item entra no estoque, o custo é atualizado e a compra vira despesa no Caixa (paga ou a pagar). A sugestão de reposição agrupa por fornecedor os itens com estoque baixo. Os laboratórios cadastrados aparecem na OS.

Vendas (PDV)

Vendas de balcão (óculos de sol, acessórios, soluções) são feitas no PDV, que baixa o estoque por variação, registra pagamentos, caixa e comissão. O módulo lê essas vendas e mostra o mês: vendas, faturamento, ticket, itens, margem, trocas, por vendedor com comissão, por forma de pagamento e mais vendidos. Óculos de grau com lentes passam pela ordem de serviço.

Clientes

Clientes identificados no PDV aparecem com compras, valor, ticket, última compra e dias sem comprar; a ficha mostra também as receitas e as ordens de serviço do cliente. Use a ordenação por inativos e o lembrete de exame para campanhas de retorno pelo WhatsApp.

Coleções e promoções

Cadastre coleções por temporada; os itens apontam para a coleção pelo campo Coleção (ou pela ação em lote). Em cada coleção você vê itens, estoque e vendido, e aplica uma promoção em lote (% de desconto) ou remove.

Canais e vitrine

Em Canais, veja a performance por canal no mês (Instagram, Facebook, WhatsApp, site, convênios e planos, indicação de oftalmologista, Google, loja física, indicação, exame de vista na ótica): leads, negócios ganhos, conversão, CPL e custo por negócio, com o custo mensal lançado. A vitrine (Meu Site) mostra os itens habilitados.

Indicadores

A Visão geral traz estoque, vendas de hoje e do mês, ordens de serviço em aberto, no laboratório, prontas e atrasadas, receitas vencendo, compras a pagar, mais vendidos, estoque baixo e itens parados. Relatórios mostra vendas por mês, por tipo com margem, tamanhos e cores, coleções, vendedores, fornecedores e giro de estoque.

API externa

Integre e-commerce, laboratórios e ERPs pela API /api/v1/otica, com a chave de API da empresa (Configurações › API) no cabeçalho Authorization: Bearer. Especificação OpenAPI em /api/v1/otica/openapi.json.

curl -H "Authorization: Bearer SUA_CHAVE" "https://SEU-DOMINIO/api/v1/otica/orders?status=abertas"
curl -H "Authorization: Bearer SUA_CHAVE" -H "Content-Type: application/json" -X POST "https://SEU-DOMINIO/api/v1/otica/prescriptions" -d '{"contact_id":"…","tipo":"longe","od_esf":-1.25,"od_cil":-0.5,"od_eixo":180,"oe_esf":-1,"dp":62}'

Recursos: itens (listar, ficha, criar, alterar, grade, estoque, lote), movimentações e estoque baixo, fornecedores e compras, receitas e lembretes, ordens de serviço (status e pagamentos), vendas do PDV, clientes, coleções, indicadores e performance por canal. Limite: 300 requisições por minuto.

Boas práticas

• Registre a receita antes da OS: ela fica no histórico do cliente e alimenta o lembrete de exame.
• Escolha a variação da armação na OS para o estoque baixar certo na entrega.
• Receba o sinal na abertura e o saldo na entrega; tudo cai no Caixa.
• Cadastre os laboratórios para medir prazo médio e atrasos.
• Use Sincronizar Caixa se algum lançamento não aparecer no Financeiro.

Dúvidas frequentes

Onde foram parar os produtos que não são armações ou lentes?

Em Serviços e extras, dentro do módulo. Eles continuam no catálogo do CRM e aparecem no PDV, em propostas e na IA.

Não consigo entregar a OS.

Há saldo pendente. Receba o pagamento ou marque “Entregar com pagamento pendente”.

A armação não baixou do estoque.

A baixa acontece na entrega, uma vez, só para armação do estoque (não do cliente). Itens com grade precisam da variação escolhida na OS.

Não consigo excluir uma receita.

Receitas usadas em ordens de serviço ficam no histórico. Cancele ou conclua as OS antes.

A OS não aparece no Caixa.

Só sinais e pagamentos entram no Caixa, e o módulo Financeiro precisa estar ativo. Use Sincronizar Caixa para reenviar.